Устали от постоянных расходов на новые принтеры, картриджи и ремонт? Замечали, что в некоторых отделах принтеры простаивают, а в других не хватает мощности? Пришло время задать себе ключевой вопрос: действительно ли каждому сотруднику нужен отдельный принтер?
Статистика показывает, что в среднем один современный МФУ способен эффективно обслуживать от 10 до 15 человек. Однако на практике часто получается так: для каждого отдела, а иногда и для конкретного сотрудника, приобретается отдельное устройство. Это приводит к:
- Резкому росту затрат на закупку техники и расходных материалов.
- Неэффективному использованию ресурсов — многие принтеры печатают лишь несколько страниц в день.
- Сложностям с контролем — кто, что и сколько печатает, отследить практически невозможно.
- Излишнему потреблению электроэнергии и занимаемому пространству.
Оптимальное решение: Система отложенной печати и контроля печати
Представьте иной сценарий: в удобном месте коридора или общего пространства устанавливается несколько мощных, надежных МФУ. Сотрудник отправляет документ на печать с любого устройства, а затем подходит к любому общему принтеру, авторизуется (с помощью карты, PIN-кода или QR-кода) и получает свой документ лично в руки. Это и есть система отложенной (безопасной) печати.
Ключевые преимущества для вашего бизнеса:
- Существенная экономия средств. Сокращение количества принтеров на 40-60% снижает затраты на закупку, обслуживание, тонер и бумагу. Вы платите за результат, а не за простаивающую технику.
- Повышение безопасности. Конфиденциальные документы не остаются в лотке принтера, дожидаясь, пока кто-то их заберет. Без авторизации распечатать их невозможно.
- Полный контроль и учет. Система контроля печати точно покажет, кто, когда, какой документ и в каком объеме печатал. Это позволяет анализировать затраты и оптимизировать политику печати в компании.
- Сокращение экологического следа. Меньше устройств — меньше энергии, меньше расходников, меньше отходов.
- Повышение удобства. Сотрудники не привязаны к конкретному принтеру. Можно распечатать документ на любом устройстве в офисе, даже если ваш отдел находится на другом этаже.
DocsRiver: Гибкость без изменения привычных процессов
Мы понимаем, что резкие перемены могут вызывать сопротивление. Поэтому в решении DocsRiver реализована как система отложенной печати, так и возможность прямой печати.
Как это работает?
Сотрудник печатает на привычном для него сетевом принтере, отправляя задание через DocsRiver. Документ выходит сразу, без необходимости подходить и авторизовываться. Ключевое отличие: всё фиксируется в системе. Теперь вы точно знаете, кто, что, когда и в каком объеме напечатал, даже для самых рутинных задач. Это основа для анализа и разумной экономии.
Вы не меняете бизнес-процессы сотрудников, а добавляете им удобный и безопасный инструмент. При этом финансовый отдел и ИТ-специалисты получают мощный механизм для экономии и контроля.
С DocsRiver вы:
- Экономите деньги, оптимизируя парк оргтехники.
- Защищаете информацию, исключая риск утечки через забытые в принтере документы.
- Делаете работу оптимальной, предоставляя современный и удобный инструмент для печати.
Пора перестать множить принтеры и начать умножать прибыль. Узнайте, сколько средств ваша компания может сэкономить с помощью системы отложенной печати и контроля печати DocsRiver.
Свяжитесь с нами для бесплатного аудита печати и расчета экономического эффекта!